Installée dans la première moitié du XIXe siècle rue René Cassin, la mairie d'Olonne est transférée en 1853, pour des raisons de commodités, dans le presbytère rue Eugène Naulleau (autrefois la rue principale de la commune avant le percement de la rue des Sables sous le Second Empire).

Mais au fil des années, l'état du bâtiment se dégrade et nécessite d'importantes réparations fort coûteuses pour le budget communal. En effet, le maire Valère Mathé (1912-1945) indique lors du Conseil municipal du 16 juin 1912 « que l'escalier de pierre vieux de plus d'un siècle qui donne accès au premier étage menace ruine [...] et qu'il y a un véritable danger de mort pour toutes personnes qui ont l'occasion de se rendre aux Archives ». Finalement, des travaux de rénovation sont engagés et terminés en novembre 1912. Le fronton de la mairie est désormais placé du côté de la rue des Sables. L'année suivante, dans le but d'animer le bourg, la municipalité olonnaise décide de transformer le jardin de la mairie en place publique afin d'y recevoir les marchands forains les jours de fête et de préveil.

L'ancienne mairie va rester, pour sa part, dans ses murs jusqu'à la fin des années 1960, avant d'être rasée et remplacée par un hôtel de ville moderne dont l'inauguration a lieu le 16 janvier 1971.

Cependant, à partir des années 1980, le développement démographique et urbanistique de la commune est tel que l'édifice communal se révèle à nouveau trop exigu et inadapté face à l'augmentation constante des compétences de la collectivité.

C'est finalement en 2018 que d'importants travaux vont être entrepris sur le site du manoir de la Jarrie pour y installer le nouvel hôtel de ville d'Olonne, à proximité immédiate de la médiathèque.

Le service d’archives d’Olonne-sur-Mer est créé en 1995, avec un premier versement par les services municipaux en 2000. Suite à la construction de la nouvelle médiathèque en septembre 2015, le service d’archives est déplacé dans de nouveaux locaux, intégrés à ceux de la médiathèque, avec un dépôt d’archives de 844 ml. En juin 2020, le service des Archives a réintégré dans son dépôt des archives du XXe siècle (1911-1982), précédemment conservés dans un dépôt annexe au Musée des Traditions populaires.

De par la constitution récente du service des Archives municipales d'Olonne-sur-Mer, le classement des archives modernes s'est aligné sur le cadre de classement des archives contemporaines (entré en vigueur dans les années 1980). À l'exception d'archives estimées plus régaliennes inventoriées sous une cotation alphabétique (registres de délibérations du Conseil municipal, registres d'état-civil, registres du Bureau de Bienfaisance...), les archives modernes sont ainsi classées en continu dans des versements cotés en W.

Dans le but de faciliter l'orientation des chercheurs, les archives modernes ont été intellectuellement rassemblées selon le cadre de classement des archives communales de 1926. Les notices d'analyse des dossiers s'étirant au-delà des années 1980 ont été conservées en l'état afin de ne pas virtuellement diviser les dossiers, certains couvrant jusqu'aux années 2010.

Cet état des fonds reprend dans sa seconde partie les archives privées ayant fait l'objet de dons ou de dépôts dans le fonds des Archives municipales d'Olonne-sur-Mer.

Libre accès.

Conformément à l'article L.213-6 du Code du patrimoine, les propriétaires peuvent soumettre la communication ou la reproduction des archives qu'ils ont données ou déposées à des conditions que le service d'archives des Sables-d'Olonne est tenu de respecter. Sans indications relatives à la communicabilité des archives privées, les directives pour les archives publiques sont appliquées.

L'accès aux archives publiques est régi par la loi du 15 juillet 2008. La communication immédiate est la règle de droit commun mais différents délais de communicabilité s'appliquent à certains types de documents, par exemple :

• relations extérieures, crédit public, secret industriel et commercial, recherche des infractions fiscales et douanières : délai de 25 ans ;
• protection de la vie privée, jugements de valeur ou appréciations sur une personne physique et dossiers de personnel : délai de 50 ans après le décès de la personne ou 120 ans à compter de la date de naissance ;
• registres de l'état civil des actes de naissance et de mariage : délai de 75 ans à compter de leur clôture (les registres de décès et les tables décennales sont immédiatement communicables) ;
• dossiers de statistiques comportant des informations nominatives, comme les recensements de population : délai de 75 ans avec possibilité de dérogation. Le délai est ramené à 25 ans pour les dossiers de statistiques ne comportant pas d'informations nominatives ;
• dossiers relatifs aux affaires portées devant les juridictions, enquêtes de police judiciaire : délai de 75 ans sauf les dossiers qui mettent en cause des mineurs et les dossiers en matière d'agressions sexuelles dont le délai est fixé à 100 ans ;
• informations médicales : délai de 120 ans après la naissance ou 25 ans après le décès si la date en est connue.